Bật mí cho nàng công sở những mẹo nhỏ trong cách sử dụng Gmail

♥ Bạn có muốn tham gia chia sẻ, tâm sự trong Group Xóm Đàn Bà không? >> Tham gia ngay

Đối với dân công sở thời nay thì Gmail là thuật ngữ không còn mấy xa lạ. Đây là một phần mềm trực tuyến lưu trữ tất cả thư từ online cùng những dữ liệu quan trọng mà các nhân viên văn phòng phải sử dụng hàng ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể sử dụng thành thạo các thao tác cũng như biết về các thủ thuật trong hộp thư điện tử này một cách hiệu quả nhất

Sau đây, Phụ nữ 30 plus xin giới thiệu cho cả nhà, nhất là các chị em phụ nữ một số mẹo nhỏ trong Gmail để có thể vận dụng trong công việc một cách hiệu quả nhất.

Dùng các bộ lọc để sắp xếp hộp thư đến

Các bộ lọc (filters) sẽ tự động sắp xếp thư đến vào các thư mục có nhãn, do đó các chị em có thể dễ dàng truy cập ở thanh bên trái trên giao diện web của máy tính. Ta có thể xếp email theo ngày, người gửi hay bất cứ biệt danh gì cũng được, thậm chí còn có thể tự động xóa email đến từ một người nhất định nữa cơ nhé. Thật kỳ diệu phải không? Và tất cả những gì chị em cần làm chỉ là đi tới Cài đặt => Bộ lọc và địa chỉ bị chặn => Tạo bộ lọc mới để thiết lập tính năng đó.

cs min - Bật mí cho nàng công sở những mẹo nhỏ trong cách sử dụng Gmail

Gmail là thuật ngữ không còn mấy xa lạ đối với chúng ta hiện nay, nhất là dân công sở

Nhận thông báo cho các email chưa đọc

Nếu chị em đang mong đợi một email quan trọng nhưng không muốn quá lãng phí thời gian khi liên tục ấn làm mới tab khi mở Gmail, thì hãy dùng biểu tượng thư chưa đọc. Chị em có thể dễ dàng kích hoạt nó bằng cách đi đến Cài đặt => Nâng cao => Biểu tượng tin nhắn chưa đọc => Bật => Lưu thay đổi. Và thế là, bất cứ khi nào nhận được một tin nhắn mới, một chữ số sẽ xuất hiện trên biểu tượng Gmail trên tab và ta chỉ cần liếc qua là có thể thấy được.

Sử dụng “Smart Compose” để soạn mail nhanh hơn

Gmail có tính năng dự đoán văn bản với dòng chữ màu xám xuất hiện bên dưới khi bạn nhập những chữ đầu. Nếu thấy phần văn bản được gợi ý phù hợp thì chúng ta hãy ấn nút Tab để hoàn thành câu văn nhanh hơn. Nếu máy của chị em không thấy sẵn tính năng này thì có thể đi tới Cài đặt => Chung => chọn Viết đề xuất trong phần Soạn thông minh (Smart Compose).

1 min 6 - Bật mí cho nàng công sở những mẹo nhỏ trong cách sử dụng Gmail

Sử dụng “Smart Compose” để soạn mail nhanh hơn

Lên lịch gửi email

Có hôm bạn làm việc muộn đến tận đêm khuya mới xong và không muốn làm phiền đồng nghiệp lúc đó nhưng lo lắng rằng mình có thể quên gửi email vào buổi sáng? Đừng lo lắng vì Gmail cho phép bạn có thể lên lịch gửi email trong tương lai. Thay vì nhấp vào nút Gửi màu xanh lam, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh và nhấn chọn Lịch gửi. Hộp thoại này sẽ bật lên cho phép bạn chọn thời gian muốn hẹn giờ để gửi.

Kích hoạt tính năng “Undo Send” nếu thường xuyên mail lỗi, mail nhầm

Đây có thể được coi là vị cứu tinh của chị em mỗi lúc lỡ tay ấn nút gửi thư trong khi nội dung thư vẫn còn đang “mông lung như một trò đùa”. Để kích hoạt, ta hãy vào Cài đặt => Cuộn xuống Hoàn tác Gửi => Chọn khoảng thời gian muốn hủy (các tùy chọn bao gồm 5, 10, 20 hoặc 30 giây).

Nếu đôi tay của mình hay run thì chị em nên chọn hẳn 30s. Sau khi gửi thư, một dòng chữ màu vàng sẽ bật lên bên dưới thanh tìm kiếm. Nút “Hoàn tác” tinh tế sẽ xuất hiện ở đó và ta có thể nhanh chóng nhấn vào đó để thu hồi những dòng chữ cần được chôn giấu trước khi quá muộn.

Tìm hiểu xem email được gửi đến cho cả nhóm hay chỉ mình bạn

Mẹo này có thể hữu ích cho những lần bạn không chắc liệu mình có nên trả lời email hay không nếu nó được gửi hàng loạt cho người khác. Khi bạn bật tính năng “Chỉ báo cấp độ cá nhân”, các email trong hộp thư đến của bạn sẽ hiển thị một mũi tên (>) nếu email được gửi cho bạn cùng một nhóm người khác hoặc hai mũi tên (>>) nếu email chỉ được gửi cho bạn. Để bật tính năng này, hãy đi tới Cài đặt => Chung => Chỉ báo cấp độ cá nhân và chọn Hiển thị chỉ báo.

Kiểm tra email khi không có mạng

Nhiều khi chị em đang cần kiểm tra email mà bản thân lại đang ở nơi “khỉ ho cò gáy” không có internet hay chẳng may cá mập lại cắn đứt dây cáp nên nhà mất mạng? Để những trường hợp éo le như vậy không xảy ra thì chị em có thể thực hiện vài bước cơ bản sau để kích hoạt chế độ ngoại tuyến của gmail: Truy cập Cài đặt > Ngoại tuyến > Kiểm tra Bật thư ngoại tuyến > Lưu thay đổi.

2 min 7 - Bật mí cho nàng công sở những mẹo nhỏ trong cách sử dụng Gmail

Kiểm tra email khi không có mạng

Di chuyển nhanh trong Gmail

• gi: đi đến mục hộp thư đến(inbox)
• gs: đây là phím tắt để đến với thư mục “thư gắn dấu sao”(starred)
• ga: truy cập mục Tất cả thư (All Mail).
• gc: thao tác này giúp bạn dễ dàng mở danh sách danh bạ hơn(Contacts list)
• /: mở và hiển thị con trỏ chuột trong ô tìm kiếm.

Di chuyển qua lại giữa các email

• phím j: điều khiển chuột đến email cũ tiếp theo(hoặc có thể mở mail đó khi đang mở một mail khác).
• phím k: điều khiển chuột đến email mới được nhận(hoặc có thể mở mail đó khi đang mở một mail khác).
• phím p: điều khiển chuột đến cuộc hội thoại đang xem để mở email cũ trong cuộc hội thoại đó.
• phím n: di chuyển con trỏ đến email mới gần đây trong Conversation View.

Xử lý email

• phím x: xác định hoặc bỏ xác định một email mà bạn vừa đánh dấu( tick xanh trước mỗi email).
• phím s: đánh dấu quan trọng hoặc bỏ chọn với một email.
• phím #: xóa cuộc hội thoại.
• phím e: lưu trữ hội thoại.
• phím ! (Shift + phím 1 bên trái): lựa chọn là thư rác.
• phím Enter: mở hội thoại hay email được đánh dấu.

Trên đây là những mẹo nhỏ hi vọng là sẽ giúp các bạn tiện lợi hơn trong việc sử dụng gmail trong công việc.


Cre: Mộc Nhiên

Please Đăng nhập to comment
avatar
200
  Theo dõi phần thảo luận này  
Thông báo

Thành viên tiêu biểu hôm nay

Yến Su
Yến Nhi
Ảnh hồ sơ của Hải Yến
Hướng Dương
Chuyển đến thanh công cụ